Los post-it y la gestión del tiempo

¿Alguna vez has usado post it o notas para recordar? Estas últimas semanas me he sentido bastante activa por estar usando notitas en mi trabajo y también he sentido que he logrado hacer muchas cosas con ayuda de ellas. Lo había dejado de hacer por la pandemia y todo para evitar tener contacto con papeles. Siempre, los he utilizado para planificar mi día, me ha ayudan a escribir una lista de las actividades que espero realizar durante el día y a medida las voy realizando, las voy quitando o les colocó un símbolo de check, de que ya está terminada. ¡Se siente super bien! ¿Alguna vez hiciste esto? ¿Te da algún tipo de sensación hacerlo? A mí me da una sensación de haber avanzado, y logrado una meta, pequeña, pero se logró.

Ver la lista de nuestras actividades muchas veces no es para todos, algunos podríamos estresarnos de ver tantas cosas por hacer y tan poco tiempo. Pero, creo que es muy divertido y satisfactorio poder ir quitando, tachando, o chequeando que hemos logrado terminar muchas de ellas o todas. Y que, podemos establecer el tiempo que nos hemos tardado y por qué nos demoramos. también, qué elementos nos retrasaron en lograr una solución. nos sirven de guía para detectar que estamos haciendo o simplemente no olvidar las cosas.

Ver nuestras actividades, algo muy útil

Poder tener a la mano en papel o en el celular, las actividades diarias, verlas, ordenarlas y lograr terminarlas nos ayuda a aprovechar mejor nuestro tiempo, ya que al ayudar a nuestro cerebro a no tener que estar recordando cuando es la entrega de un proyecto, con quién debo comunicarme este día, las reuniones, y las “millones” de actividades que nos hacen decir la famosa frase “estoy ocupado, no puedo”. ¿cuántas veces la hemos escuchado o dicho? Quise resaltar los millones, porque somos personas que pasamos ocupadas en el día a día, y podemos no darnos cuenta de que podemos reducir los millones, por unas cuantas actividades al día, ¿cómo? Organizándonos diaria y constantemente actualizando nuestras notas y listas de actividades con lo que ya se terminó y lo que acaba de llegar.

Fácil decirlo, difícil seguirle el paso...

No somos robots, no podemos dirigirnos por la vida torturándonos por no ser más productivos y eficientes a donde vayamos. U Olvidar que todos los días tenemos cambios de humor, eventos familiares, conversaciones con amigos, además de las actividades que nos permiten vivir nuestras vidas. Además, existe el caos, que es la vida en movimiento, entonces, aunque queramos tener el día perfecto, cualquier cosa puede pasar para impedirnos terminar alguna actividad, y no por eso es el fin del mundo. Organizar nuestro día debe ser algo primordial, a primera hora, y durante el día. Un hábito que muchas veces estamos tentados a saltar, para no ver que viene para nosotros ese día.

Hacemos un experimento, organicemos una semana todos los días.

• ¿Cómo abarcó un día de actividades? Tomemos notas, listas de lo que hay que terminar. Organizarlas de acuerdo con la prioridad que le des.

• ¿Se me escapó planificar alguna actividad? Escríbela en el momento que te acordaste, o que apareció. Agrégala al grupo, ve su posibilidad de poder realizarse el mismo día o pasarla al siguiente.

• ¿El orden en que las puse era el correcto? No te preocupes, a medida lo hagas más seguido podrás tomar decisiones con mayor análisis de porqué una actividad debe ir antes de la otra, o debe esperar a tener otras realizadas.

• ¿Cuántas logré terminar? La cantidad no importa al principio, lo importante es poder ver las que logramos terminar, y ver cuánto tiempo invertimos en ellas. ¿Hay algo que me impidió terminarlas en menor tiempo, o algo que quisiera tener como recurso la próxima vez?

• ¿Cambie de orden las actividades? Algo natural, y normal en la vida, adaptarnos, y resolver.

• ¿Tenía todos los recursos que necesitaba a la mano? ¿Tuve que esperar por respuestas o tuve que buscar nuevos recursos que no había considerado? Hay que poner atención a lo que necesitamos, para que no sintamos que las actividades son más grandes, y regresan los “millones” de actividades que hay que hacer por una.

• ¿El tiempo que estime era el adecuado? ¿Necesito agregar más tiempo? ¿Logré terminarlo en menor tiempo? ¿Por qué? ¿Algo falló? Momento de autorreflexión, y de ver lo bueno y en lo que nos pudimos perder, equivocarnos, o aprender cómo resolver alguna actividad.

El reto es digital o en papel, ambas son buenas. En digital, puedes auxiliarte de Google task y más PRO aún Taskboard, para poner recordatorios y fechas. En papel, hay que poner las notas donde las veamos todo el tiempo.

Les dejo una frase que a veces puede sonar como, “tú no sabes todo lo que tengo que hacer en el día”, pero a medida que crezcamos en gestionar nuestro tiempo, puede ser que 24 horas nos alcancen para muchas cosas.

“Los que emplean mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad”. Jean de la Bruyère